Datenschutzinformation für Bewerber:innen der ZYTOMICS-Gruppe

Diese Datenschutzinformation betrifft die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerber:innen für Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens durch die Gesellschaften der ZYTOMICS-Gruppe in gemeinsamer Verantwortlichkeit. Die Datenverarbeitungen, die im Rahmen des Onboardings neuer Mitarbeiter:innen stattfinden, sind nicht Gegenstand dieser Datenschutzinformation. Diese Verarbeitungen werden von der jeweiligen ZYTOMICS-Gesellschaft, bei der die Bewerber angestellt werden, in eigener Verantwortlichkeit durchgeführt.

1. Gemeinsam Verantwortliche

Die folgenden Unternehmen der ZYTOMICS-Gruppe (nachfolgend zusammenfassend auch „wir“, oder „uns“ genannt) verantworten die in dieser Information erläuterten Verarbeitungen von personenbezogenen Bewerberdaten gemeinsam, da das Bewerbungsverfahren innerhalb der Gruppe zentral und arbeitsteilig organisiert ist. Sie legen gemeinsam die Zwecke und Mittel der Verarbeitung fest und sind dementsprechend „gemeinsam Verantwortliche“ im Sinne von Art. 26 DS-GVO. Ein Vertrag regelt, welche Gesellschaft welche Verpflichtungen gemäß der DS-GVO erfüllt. Mit dieser Datenschutzinformation wird den betroffenen Personen auch das Wesentliche dieser Vereinbarung zur Verfügung gestellt.

Gemeinsam Verantwortliche Unternehmen der ZYTOMICS-Gruppe i.S.d Datenschutzinformation sind:

ZytoMax GmbH
Anhaltinerstr. 16, 14163 Berlin
E-Mail: jobs@zytomics.com

Zytomed Systems GmbH
Anhaltinerstr. 16, 14163 Berlin
E-Mail: jobs@zytomics.com

ZytoVision GmbH
Fischkai 1, 27572 Bremerhaven
E-Mail: jobs@zytomics.com

42 life sciences GmbH & Co. KG
Fischkai 1, 27572 Bremerhaven
E-Mail: jobs@zytomics.com

Diagomics SAS
5, Avenue Albert Durand, 31700 Blagnac, France
E-Mail: jobs@zytomics.com

ZytoMax Schweiz GmbH
Europaallee 41, 8004 Zürich, Switzerland
E-Mail: jobs@zytomics.com

2. Zentralle Anlaufstelle

Die ZYTOMICS-Gruppe hat eine zentrale Anlaufstelle für betroffene Personen eingerichtet, an welche sich Betroffene mit Fragen zum Datenschutz oder im Hinblick auf die Geltendmachung ihrer Rechte gem. Art. 15-22 DS-GVO wenden können. Die zentrale Anlaufstelle hat die folgenden Kontaktdaten:

ZytoMax GmbH
Anhaltinerstr. 16, 14163 Berlin
E-Mail: jobs@zytomics.com

Ungeachtet dieser Regelung können betroffene Personen ihre Rechte gegenüber jedem einzelnen Verantwortlichen geltend machen.

3. Kontaktdaten Datenschutzbeauftragte

Sofern für die o.g. Verantwortlichen ein/e Datenschutzbeauftragte/r bestellt ist, kann diese/r unter folgenden Kontaktdaten erreicht werden:

ZytoMax GmbH
Datenschutzbeauftragte
Anhaltinerstr. 16, 14163 Berlin
datenschutz@zytomaxgroup.com

Zytomed Systems GmbH
Datenschutzbeauftragte
Anhaltinerstr. 16, 14163 Berlin
datenschutz@zytomaxgroup.com

ZytoVision GmbH
Datenschutzbeauftragter
Fischkai 1, 27572 Bremerhaven
E-Mail: dsb-zytovision@mailbox.org

42 life sciences GmbH & Co. KG
Datenschutzbeauftragter
Fischkai 1, 27572 Bremerhaven
E-Mail: dsb-42ls@mailbox.org

4. Rechtsgrundlage zur Verarbeitung in gemeinsamer Verantwortlichkeit

Die in dieser Datenschutzinformation beschriebenen Verarbeitungen von personenbezogenen Bewerberdaten werden von der ZYTOMICS-Gruppe arbeitsteilig und in gemeinsamer Verantwortlichkeit durchgeführt, da das Bewerbungsverfahren innerhalb der Gruppe zentral organisiert ist. An dieser arbeitsteiligen Zusammenarbeit innerhalb der ZYTOMICS-Gruppe besteht ein berechtigtes Interesse. Das zentral organisierte Bewerbungsverfahren ermöglicht es der Gruppe, effizienter und ressourcenschonender geeignete Kandidat:innen für die verschiedenen Standorte und Gesellschaften zu identifizieren. Interessen oder Grundrechte oder Grundfreiheiten betroffener Personen überwiegen insoweit nicht. Die Bewerber:innen werden vorab transparent über die arbeitsteilige Organisation und den dafür erforderlichen gruppeninternen Datenaustausch informiert. Darüber hinaus sind ihre Grundrechte und Grundfreiheiten durch vertragliche Regelungen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit geschützt. Die Bewerber:innen können sich zudem jederzeit mit Fragen z.B. an die zentrale Anlaufstelle wenden. Zudem ist es auch im Interesse der Bewerber:innen, dass das Bewerbungsverfahren effizient organisiert und aufgeteilt ist. Rechtsgrundlage für die zur Arbeitsteilung erforderlichen Datenverarbeitungen und gruppeninternen Datenübermittlungen ist dementsprechend immer auch Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO zusätzlich zu den unten zur jeweiligen Verarbeitung spezifisch aufgeführten Rechtsgrundlagen.

5. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb der gemeinsamen Verantwortlichkeit

Grundsätzlich sind sämtliche Gesellschaften der ZYTOMICS-Gruppe für die Einhaltung und Umsetzung der DS-GVO im Zusammenhang mit der gemeinsamen Verantwortlichkeit in ihrem jeweiligen Betrieb selbst zuständig und verantwortlich. Für den technischen Betrieb der zentralen Bewerberplattform über die Bewerbungen bei der Gruppe eingereicht und abgewickelt werden, ist innerhalb der Gruppe die ZytoMax GmbH zuständig.

6. Angaben zur Verarbeitung von personenbezogenen Bewerberdaten

In diesem Abschnitt erläutern wir insbesondere, für welche Zwecke wir welche Kategorien personenbezogener Bewerberdaten verarbeiten, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitungen beruhen und für welche Dauer wir die Daten speichern.

6.1 Personenbezogene Daten

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten von unseren
Bewerber/-innen:

Private Kontakt- und Identifikationsdaten, insbesondere: Name, private Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse;
Bewerbungsdaten, insbesondere: vorheriger beruflicher Werdegang, Ausbildungsabschlüsse, Sprachen, Qualifikationen/Zertifikate, ggf. Fahrerlaubnis, Referenzen, Bewerbungsfoto (falls freiwillig eingereicht), ggfs. Gehaltswunsch;
Ggf. Kontodaten, für die Abrechnung und Erstattung von Reisekosten;

Sie müssen uns nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung erforderlich sind. Ohne die oben genannten Daten sind wir nicht in der Lage das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Wir fragen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens grundsätzlich keine sog. besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten ab. Sofern Sie uns diese in Ausnahmefällen freiwillig zur Verfügung stellen (z.B. die Angaben einer Schwerbehinderteneigenschaft), werden diese Daten von der betreffenden ZYTOMICS-Gesellschaft in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet, die das jeweilige Job-Angebot ausgeschrieben hat (s. Ziffer 6.3).

6.2 Herkunft der personenbezogenen Daten

Grundsätzlich verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die wir direkt von Ihnen erhalten. Gegebenenfalls erhalten wir die Angaben aber auch von Dritten. Dies ist dann der Fall, wenn Angaben zu Ihrer Bewerbung über einen Personalvermittler oder auf Ihre Veranlassung von einem sonstigen Dritten (z.B. der benannten Referenz) zu uns kommen. In diesen Fällen erhalten wir in der Regel: Ihre privaten Kontakt- und Identifikationsdaten und Ihre Bewerbungsdaten bzw. Angaben der Referenz zu Ihrer Person.

6.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit dies gesetzlich zulässig ist oder Sie eingewilligt haben. Die Verarbeitung erfolgt zu den folgenden Zwecken:

6.3.1 Durchführung des Bewerbungsverfahrens

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens, insbesondere zu Zwecken der Prüfung von Bewerbungen, Kontaktaufnahme mit dem/der Bewerber/in, der Durchführung von Bewerbungsgesprächen, zur Bewertung und Auswahl im Rahmen des Bewerbungsverfahrens. Sofern Ihre Bewerbung erfolgreich ist, verarbeitet die ZYTOMICS-Gesellschaft bei der Sie angestellt werden, die Daten auch um das Arbeitsverhältnis aufzusetzen. In diesem Fall werden Ihre Daten in die Personalakte übernommen.

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO für die gruppeninterne Datenübermittlung für Zwecke der arbeitsteiligen Organisation des Bewerbungsverfahrens (siehe dazu Ziffer 4). Soweit uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten mitgeteilt werden, werden diese ausschließlich nach Maßgabe von Art. 9 DS-GVO von der ZYTOMICS-Gesellschaft in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet, die das jeweilige Job-Angebot ausgeschrieben hat.

6.3.2 Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen

In einigen Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um einer gesetzlichen Verpflichtung, der wir als für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegen, nachzukommen. Beispielsweise sind wir im Falle der Erstattung von Reisekosten aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Dokumentations- bzw. Aufbewahrungspflichten zu einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verpflichtet.
Die Verarbeitung erfolgt in diesen Fällen auf der Grundlage von Art. 6 Abs.1 lit. c DS-GVO i. V. m. den gesetzlichen Anforderungen aus dem Handels- und Steuerrecht (z.B. § 257 HGB, § 147 AO).

6.3.3 Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten zur etwaigen Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für einen begrenzten Zeitraum nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens.
Rechtsgrundlage ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 lit. c i.V.m. Art. 17 Abs. 3 lit. e DS-GVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. f DS-GVO im Falle einer Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten zu diesem Zweck.

6.3.4 Berücksichtigung bei zukünftigen Stellenbesetzungen

Gegebenenfalls bitten wir Sie um Ihre Einwilligung, dass wir Ihre Bewerbung über das laufende Bewerbungsverfahren hinaus für einen begrenzten Zeitraum speichern dürfen, um Sie bei zukünftigen vergleichbaren Stellenbesetzungen berücksichtigen zu können. Eine solche Einwilligung ist freiwillig und wird von uns gesondert eingeholt.
Die Verarbeitung erfolgt in diesen Fällen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

7. Weitergabe und Empfänger personenbezogener Daten

Grundsätzlich geben wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter. Eine Weitergabe an Empfänger innerhalb und außerhalb der ZYTOMICS-Gruppe erfolgt nur, soweit wir hierzu vertraglich oder gesetzlich verpflichtet oder berechtigt sind oder wir mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten, die uns bei der Erfüllung unserer Pflichten unterstützen. Hierbei handelt es sich insbesondere um: Dienstleister für Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement Software, IT-Wartungsdienstleister, IT-Hosting-Dienstleister, Aktenvernichtungsunternehmen, Agenturen zur Unterstützung der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens.

Sofern wir externe Dienstleister einsetzen, erhalten diese nur die für die Leistungserbringung erforderlichen personenbezogenen Daten. Diese externen Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten in der Regel ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen (sog. „Auftragsverarbeiter“). Sie sind mit vertraglichen Regelungen an uns gebunden und insbesondere auf das Datengeheimnis sowie zur Einhaltung von technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherheit der Datenverarbeitung verpflichtet.

Datenempfänger, die ggf. personenbezogene Daten als eigenständige Verantwortliche erhalten können, sind insbesondere:

Externe Berater, d.h. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte;
Behörden und andere öffentliche Stellen, z.B. Aufsichtsbehörden und Gerichte.

8. Datenübermittlung in Drittländer

Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich innerhalb der EU/ des EWR. Bei der Einschaltung von externen Dienstleistern, die uns bei der Leistungserbringung unterstützen, können nach sorgfältiger Abwägung auch Dienstleister in Ländern außerhalb der EU/des EWR (sog. Drittländer) zum Einsatz kommen (z.B. USA). Sofern das jeweilige Drittland oder die spezifischen Empfänger im Drittland keinem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission unterliegen, stellen wir anderweitig geeignete Garantien für die Übermittlung sicher, z.B. durch Abschluss von sog. Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission. Soweit wir die Übermittlung in ein Drittland auf geeignete und angemessene Garantien stützen und Sie eine Kopie von diesen erhalten möchten, wenden Sie sich bitte an die zentrale Anlaufstelle (siehe Ziffer 2) oder an einen der gemeinsam Verantwortlichen (siehe Ziffer 1).

9. Automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall

Wir nutzen keine Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO.

10. Speicherung und Aufbewahrung von Daten

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsverfahrens auf. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten zur etwaigen Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für eine Dauer von weiteren sechs Monaten gespeichert und anschließend gelöscht bzw. vernichtet.

Im Falle einer andauernden rechtlichen Auseinandersetzung, die im Zusammenhang mit Ihrem Bewerbungsverfahren steht, speichern wir Ihre personenbezogenen Bewerberdaten bis zum Abschluss des jeweiligen Verfahrens und löschen bzw. vernichten diese anschließend.

Sofern Sie in eine weitere, zeitlich begrenzte Speicherung Ihrer Bewerbung zur Berücksichtigung bei zukünftigen Stellenbesetzungen eingewilligt haben, werden Ihre personenbezogenen Daten für die in der Einwilligungserklärung angegebene Dauer gespeichert und anschließend gelöscht bzw. vernichtet.

Im Falle einer Einstellung werden Ihre Daten in die Personalakte übernommen, die von der ZYTOMICS-Gesellschaft geführt wird, bei der Sie angestellt sind.

Soweit wir aufgrund steuer- oder handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung von bestimmten personenbezogenen Daten verpflichtet sind (z.B. im Rahmen der Erstattung von Reisekosten), speichern wir diese Daten für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer (in der Regel 6 oder 10 Jahre; vgl. § 147 AO, § 257 HGB). Anschließend werden die Daten von uns gelöscht bzw. vernichtet.

11. Ihre Rechte

Sie können, je nach den Gegebenheiten des konkreten Falls, folgende Rechte nach der DS-GVO haben:
Das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten und ggf. das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
In bestimmten Fällen haben Sie auch ein Recht auf Datenübertragung.
Recht zum Widerspruch: Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einem berechtigten Interesse beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO), besteht das Recht dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, zu widersprechen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, welche die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass hierdurch die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Bei Fragen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Geltendmachung Ihrer Rechte, wenden Sie sich jederzeit an unsere gemeinsame Anlaufstelle (siehe Ziffer 2) oder an einen der gemeinsam Verantwortlichen (siehe Ziffer 1).

Unabhängig davon haben Sie das Recht, sich z.B. mit einer Beschwerde an eine zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes gegen die DS-GVO.

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